制度是为了以最合理的方式，并以最高效率达成企业目的而采取的手段，也是一种体系。
为使制度符合目的的机能，至少必须留意以下两点：
第一是当经营环境有所变化，而经营方针也随之改变时，制度本身也必须加以修正。(当然，检讨的结果有时可能仍然认为过去的方法较理想)。
第二点就是必须查证所建立的制度是否确实运作。
人总会对按照制度工作感到不耐烦，这一点与须加以注意。
不错，制度是为了采取最有效的手段以达成企业目的而制订的，但制订的规范中应包含一种内部稽查的稽核机能，而且具有约束员工在公司内一切行为的特性。
不过，大多数的人总会在不知不觉中忽视了制度而为所欲为。
一旦忽视了规定，只要不出什么纰漏，或未受严格稽核，那么，忙碌或不如意时，就会一而再、再而三地马虎起来，终于变成习惯，最后，习惯就变成自然了。
由此可知，公司虽然有完善的制度，但是由于制度流于形式而不切实际。
T电缆工业的伊东厂长接到管区警察局的电话：
“贵公司最近是不是遇到产品被偷的案件？”
伊东厂长很有自信地一口否定。
T电缆工业公司已经确立了“内部稽查制度”，并严格注意“产品保管管理”。所以，不可能会发生监守自盗之事。更何况未接获现场报告！
可是他的回答却让警察局的承办人员大惑不解，警察说：
“这就怪了，羁留在我们这里的人说他手上的电线是从贵公司偷来的。而且赃物也在这里，总而言之，请您来局里一趟好吗？”
厂长到了警察局一看，不错！这些电线正是工厂的产品，而窃犯正是厂子里的业务员。T公司的提货程序是这样的：
①业务员开出售货传票。
②该售货传票附带出货请求单。
③出货请求单必须盖上司的认可印章。
④出货部门接到了盖有科长印章的出货请求单，由出货管理员亲自将产品交给业务员。
⑤交货给业务员时，要出具“产品出货传票”(有四联)。其中一张是给业务员的“交货单”，一张是“领货收据”，另外是“出货单”和“出货单副本”。出货单会转到材料部门。
⑥业务员将制品交给对方时，请对方在领货收据上盖章并收回，然后转到会计部门。
如果在确实按照这个程序，照理说不应发生违法行为才对，但事实上承办人员并未履行这个程序。一般来说，业务员与出货管理员的交情都很好，彼此都是酒肉朋友。
这样一来遇到出货管理员工作比较忙时，业务员常会说：“喂！你工作这么忙，我这一件很急，我把出货的单子放在这里，东西我先拿走啦！”这种行为，如果没有出过什么差错的话，出货管理员就会松懈下来。等以后再遇到工作忙时，出货管理员就主动开口：“对不起，麻烦你自己拿吧！”终于发生了这种纰漏。
